複合機にはさまざま機能があります。ここではセキュリティ対策における便利機能をご紹介します。
オフィスにおけるセキュリティ対策
日々多くの文書を扱うオフィスでは、セキュリティ対策をしっかりと考える必要があります。オフィスにおける情報漏洩のリスクとして、以下のようなものがあります。
紙文書の紛失・置き忘れ
情報漏洩は紙文書であることが原因の場合が多いのです。重要書類を持ち歩く際には、特に注意が必要です。紛失や置き忘れなどは、発生しやすい情報漏洩リスクのひとつです。
回避策として、紙文書を減らすことも対策のひとつです。ペーパーレス化も検討しましょう。
→【関連記事】複合機の便利機能 ～ペーパーレス編～
印刷物の放置による書類の盗難
パソコンから複合機に印刷物を出力して、放置してしまうと盗難のリスクが高まります。また他の人が出力した文書と混ざってしまい、紛失にもつながってしまいます。
複合機からの出力にパスワードをかけるなどの対策をする必要があります。
FAXの宛先間違いによる誤送信
今やFAXを使うことも少なくなってきていますが、業種によってはまだまだ使用頻度が高い企業もあります。FAXの宛先を手入力することで、ミスが発生してしまうことがあります。
セキュリティ対策を考慮した、複合機の便利機能
企業におけるセキュリティ対策は必須です。複合機の便利機能を使って、セキュリティ強化を行いましょう。
ユーザー認証
ユーザー認証を導入すると、使用できるユーザーの管理ができます。さらに、ユーザーごとに使える機能を制限したり、参照できる宛先を制限するなど、セキュリティーを考慮した使用環境を構築することができます。また、部門（グループ）単位での管理も可能です。
ＩＣカード認証システム
ＩＣカード認証は、ＩＣカードにより個人認証を行うシステムです。社員証などの対応する非接触ＩＣカードを登録しておけば、ユーザーの入退室管理などと連動して、本機を使用することができます。ＩＣカードによる認証で、本機のログインやプリントジョブの印刷を行うことができます。
コピープロテクト
コピープロテクトは、コピーした用紙のすべてに「コピー」や「社外秘」などの文字を目立たない文字として印字する機能。コピープロテクトされた用紙をコピーすると、隠し文字が用紙全体に浮き出るため、コピーであることがわかります。
セキュリティー印刷
セキュリティー印刷は、印刷データにパスワードをつけて本機のボックスに保存する機能。すぐに印刷されないため、印刷物の紛失や置き忘れを防ぐことができます。ボックスから印刷するには、文書IDとパスワードを入力する必要があるため、機密性の高い文書を印刷する場合に適しています。
FAX誤送信防止
FAX番号の2度入力機能が備わっています。送信時やFAX番号の登録時には、2度入力することで、FAXの誤送信を防止することができます。
まとめ
セキュリティー対策を考慮した、複合機の便利機能について紹介しました。企業においてオフィス内のセキュリティー対策を考えることは、企業の信頼性にもつながります。従業員一人ひとりがセキュリティーに関しての意識を高め、取り組んでいくことが情報漏洩を防ぐうえでとても重要になります。
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