複合機の便利機能　～ペーパーレス編～

複合機にはさまざまな機能が備わっています。ここでは紙書類の削減・ペーパーレスにつながる機能をご紹介します。

ペーパ－レスの現状
ペーパーレスのメリット
ペーパーレスにつながる、複合機の便利機能
まとめ

ペーパ－レスの現状

企業のＩＴ化やＤＸの推進が求められていますが、小規模企業にとっても避けられない課題となってきています。2024年からは改正電子帳簿保存法への対応が義務化され、より一層社内のＩＴ化を進める必要があります。

その中で、まずは紙に依存しないペーパーレスな働き方や業務の遂行が必要となってきます。しかし、紙書類の方が見やすい、などの理由でペーパーレス化が進まないのも現状です。

紙書類の削減は、企業におけるコスト削減にもつながりますので、全社で取り組むことが重要です。まずはすべての紙書類をなくすということではなく、複合機の集約機能などを使って、紙書類を減らすという意識を持つことが大切です。

ペーパーレスのメリット

ペーパーレス・紙書類を減らすことによるメリットには次のようなものがあります。

用紙・印刷コストの削減

紙に印刷するということは、当然ですが用紙代がかかります。また複合機のコピー・プリンター機能を使うことによっても印刷代がかかります。ペーパーレスを実現すると、この用紙代と印刷代のコスト削減になります。毎月の金額は大きなものではありませんが、年間で考えればそれなりの金額になります。

保管場所が不要になる

紙の書類はデスクの引き出しやキャビネットなど、どこかに保管する必要があります。デスク上が書類で溢れているという人も多いのでは。紙の書類の量を減らすことによって、保管場所の削減が可能になります。保管場所の削減ができれば、キャビネットが不要になるなど、他のスペースが確保できるかもしれません。

紛失防止によるセキュリティ対策

紙書類は持ち歩いたりすることによって、紛失のリスクが大きくなります。また乱雑な管理によって、どこに保管したか分からなくなったりすることも、セキュリティ面においてはリスクになります。紙書類ではなくデータで保管することによって、紛失のリスクは低くなります。一方で、データの管理をしっかりと行う必要があります。

書類整理がしやすくなる

本当に必要な書類・念のため取っておいている書類・とりあえずの書類など。紙の書類といっても、さまざまな種類があります。特に念のための書類やとりあえずの場合、複合機の便利機能（集約印刷機能・両面印刷機能）を使うことで、紙書類を減らす意識をつけることができます。紙書類が減ることで、本当に必要な書類の整理が楽になります。