働く人にとって事務所の環境が快適であることは、仕事の効率を左右する大きな要因です。
働く人にとって快適な事務所の環境とはどんな環境なのでしょうか。働く人のために、快適な事務所の環境を整えましょう。
快適な事務所の環境とは
働く人にとって快適な事務所の環境といえるための条件にはどんなものがあるでしょうか。
適切な動線の確保
快適な事務所をつくるうえで、まず重要なのが動線の確保です。オフィス全体の人の動きを考えて、スムーズな移動ができるような動線の確保が必要です。
事務所内にはさまざまなスペースがあります。執務スペース・会議室・リフレッシュスペースなど、各スペース間の動線も重要です。それぞれのスペースの配置も考える必要があります。
最適なデスクレイアウト・配置
デスクレイアウトは、それぞれの企業や業種、働き方によっても、変わってきます。チームで協働することが多ければ、島形配置が効率的ですし、個人ワークが多い場合は、ブース型の方が効率が良いでしょう。その日によって働く場所を変えることができる、フリーアドレス制を導入するのが効率的な企業もあるでしょう。
使いたい場所や設備の設置
会議室がいつも埋まってしまっている。簡易ミーティングがしたいと思っても、良い場所がない。リフレッシュや休憩できるスペースがない。など、働くうえで必要な場所や設備が備わっていることが、必要です。働く人の意見や要望をヒアリングすることも、快適なオフィスをつくるうえでは重要です。
集中できる環境
特に個人ワークが多い働き方の場合には、集中できる環境の確保は重要です。最近では、リモートでの会議や商談も多くなり、1人用ワークブースを設置する企業も増えてきています。
働き方に合わせたスペースを設置することで、業務への集中度を高めることにつながります。
用途に合ったオフィス家具
執務用のデスクやチェア、会議用のテーブル・チェア、休憩用のソファーなど、それぞれの用途に合ったオフィス家具を備えることが大切です。またオフィス家具には、それぞれ耐用年数が定められています。従業員が毎日使うものなので、メンテナンスを怠らないようにしましょう。
使い勝手の良いOA機器・ネットワーク環境
今や働くうえで欠かせないOA機器や、ネットワーク環境の整備。PCや複合機、TELなどのOA機器は、使用頻度や使い方に合ったスペックのものを選ぶ必要があります。また、ネットワークは安定した環境をつくることが重要です。どちらも、仕事の効率を左右する重要なポイントです。
快適な事務所環境によるメリット
快適な事務所の環境を整備することで、得られるメリットは多くあります。
業務効率の向上
最適なデスクレイアウト・配置を行ったり、集中できる環境を整えることで、業務の効率がアップします。また、用途に合ったオフィス家具や使い勝手の良いOA機器などを備えることで、スムーズな業務の遂行につながります。
コミュニケーションの活発化
どの企業でも課題に挙がるのは、コミュニケーションについてです。適切な動線を確保することで、従業員同士が接する場を意図的につくり出すことによるコミュニケーションの創出につなげたり、使いたい場所や設備を設置することで、コミュニケーションにつながることも期待できます。
従業員の満足度アップ
毎日働く場所が快適であることは、従業員の満足度や働きやすさに直結します。使いたい場所・設備の設置や、集中でいる環境の整備などの業務に関わることはもちろん、リフレッシュや休憩スペースなどの業務外の設備の充実なども、大きく関わってきます。
小規模な事務所に多い課題
小規模な事務所では、多くのスペースの設置は難しく、最低限の広さしか確保できない場合が多いため、効率良くスペースを活用することが求められます。
適切な動線が作れていない
適切な動線を確保することは、快適な事務所の環境の大切な要素のひとつです。デスクやOA機器などが使う人にとって最適な場所に設置されていなかったり、スムーズな移動が難しかったりするケースが多く見られます。
書類やモノが多い
紙書類が多く、キャビネットに収納しきれず、デスクやテーブルの上に積み重なっている。書類をまとめたダンボールなどが床に置いてある。など、紙書類の保管がきちんとできていなかったり、不要な書類や使わなくなったモノなどが、放置されているケースがあります。
使っていないスペースがある
使っていないスペース、用途が定まっていないスペース、など謎のスペースや無駄なスペースがあったりします。「ミーティング 兼 休憩スペース」「応接 兼 会議スペース」など、用途が明確でないと、使われなくなってしまうことがあります。
快適な事務所への改善アイデア
快適な事務所を整えるために必要な改善アイデアをご紹介します。
レイアウト図面を作成する
事務所のレイアウト図面を作って、まずは現状の動線や各スペースの配置をしっかりと把握することが必要です。どこか余剰スペースがないか、改善するべき点がないかは、図面上で考えてみると分かりやすくなります。
オフィス家具を見直す
デスク・テーブル・チェアなどのサイズ・機能を働き方に合わせて選定する必要があります。またキャビネットなどの収納家具を見直すことで、収納力がアップすることもあります。
働き方に合ったオフィス家具を備えることは、業務の効率や働きやすさにつながります。
必要なスペース・欲しいスペースを考えてみる
いまの働き方を考えて、必要なスペース・欲しいスペースを考えてみましょう。そのうえで絶対に必要なスペースか、あれば良いスペースか、優先順位をつけることが必要です。
小規模な事務所では、すべてのスペースを設置することは難しいため、優先順位は大切です。
OA機器類・ネットワーク環境をチェック
OA機器類は、必要なスペックを備えているのか、ネットワークの環境は整っているか、チェックしましょう。OA機器やネットワーク環境はいまやビジネスには欠かせない重要なものです。最適な環境を整えることが必要です。
まとめ
事務所の環境を改善することは、業務の効率を左右するとても重要なものです。そのためには、事務所内のレイアウトを見直したり、必要な家具やOA機器類を整えたり、小さいことでもまずは環境改善に向けて始めることが大切です。
快適な事務所の環境を整えて、働きやすい事務所をつくりましょう。
オフィスレイアウト作成の手順書
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