近年テレワークも浸透し、社員全員のデスクが必要ではなくなっている企業も多くなっています。
スペース活用のためにも、固定席をなくし、フリーアドレスの導入を考えている企業も増えてきています。
小規模企業におけるフリーアドレス導入のメリット・デメリット、フリーアドレスを導入する際の注意点や導入をスムーズに進めるコツを解説します。
フリーアドレスとは
フリーアドレスとは、オフィスの中で固定席を持たずに、ノートパソコンやモバイルツールなどを活用して、自分の好きな席で働くワークスタイルのことです。
ICTツールが充実してきたことによって、テレワークやリモートでの働き方が可能になった近年、より導入する企業が増えてきています。
フリーアドレス導入によって何が変わる？ メリット・デメリット
フリーアドレスを導入することによる、メリット・デメリットがあります。メリット・デメリットをしっかり理解したうえで、導入を検討しましょう。
フリーアドレスのメリット
フリーアドレスを導入することで、「デスクスペースの削減」「部署を超えたコミュニケーションの活性化」「リモートワークの推進」などのメリットがあります。
デスクスペースの削減
テレワークやリモートでの働き方が一般的になってきたなかで、いままでのように固定席のままだと、出社していない従業員の席は空席になってしまいます。
フリーアドレスを導入することで、空席を減らして、デスクスペースを削減することできます。デスクスペースを削減することで、空いたスペースを他の用途で使用することができるようになります。
部署を超えたコミュニケーションの活性化
固定席や島型のデスク配置だと、部署内でのコミュニケーションは図れますが、部署を超えてのコミュニケーションはなかなか発生しません。
フリーアドレスを導入することで、他の部署の人とも交流が持ちやすい環境をつくることができます。
業務効率のアップ
フリーアドレスになると、自分の働き方に合った場所で仕事をすることが可能になります。
またその時の業務に合った環境を選択することができたり、業務を遂行するうえで必要な人が集まれるなど、スムーズな業務の遂行につながることもあります。
フリーアドレスのデメリット
フリーアドレスを導入することによって生じるデメリットもあります。このデメリットが大きいと考えられる企業では、フリーアドレスの導入は再検討が必要です。
フリーアドレスなのに固定化してしまう
フリーアドレスは固定席化してしまうというデメリットがあります。
他者とのコミュニケーションを図ったり、さまざまな場所を活用したりするなど、積極的にフリーアドレスを活用することができる人にとっては、とても良い制度になる可能性があります。
しかし、すべての人が積極的に活用できるわけではありません。なかなか活用ができず、いつも同じ席に座ってしまう人がいる、ということも発生してしまうことがあります。
部署内の伝達がうまくいかない
固定席で島型のデスク配置だと、部署毎に分かれていることがほとんどです。そのため部署内の伝達は容易になります。
しかし、フリーアドレスで誰がどこの席にいるのかが分からないと、伝達も難しくなります。部署内の伝達の方法を変える必要があります。チャットや掲示板を利用するなど、今までとは違うやり方を考える必要があります。
業務効率のダウン
新人やまだ慣れていない従業員が多い場合、フリーアドレスで上司や先輩などに相談をしたくても、声を掛けにくいなどの状況が生まれてしまう可能性があります。
コミュニケーションが得意な人ばかりではありませんので、従業員の熟練度などを考える必要があります。
小規模企業のフリーアドレスは効果的か？
「何のためにフリーアドレスを導入するのか？」フリーアドレス導入の目的によって、小規模企業でのフリーアドレスの効果は変わってきます。
まずはフリーアドレスを導入しようと考えた要因を考えましょう。フリーアドレス導入の目的として多く挙げられるのが、次の2つです。
①席数の効率化
テレワークの導入によって従業員全員分の席数を確保しなくても良くなり、今までの固定席だと出勤していない従業員のスペースが無駄になってしまっているため、効率化を図りたい。
②コミュニケーションの活発化
部署を超えた社内のコミュニケーションを活発にするために、固定席を廃止し、さまざまな人と接する機会が増えるフリーアドレスを導入する。
フリーアドレス導入のうえで、目的達成の可能性が高いのは、①の席数の効率化です。固定席からフリーアドレスを導入したオフィスレイアウトにすることで、適正な席数を確保したうえで、余剰なスペースを削減することができます。
一方、②のコミュニケーションの活発化が達成できるかは、働く人の行動によって大きく左右されます。コミュニケーションは場を設けただけでは活発になりません。実際にコミュニケーションをとる従業員が必要だと思い、自ら行動しないと新たなコミュニケーションは発生しません。
そのため、コミュニケーション活発化を目的とするなら、フリーアドレス導入と同時に、従業員への周知と行動を促す工夫が必要です。
フリーアドレス導入のコツ
フリーアドレス導入を効果的にするためには、まずフリーアドレス導入の目的を全従業員にしっかりと理解してもらうことが大切です。
フリーアドレス導入の目的を周知し、どのように活用して欲しいかを伝えるようにしましょう。特にコミュニケーションに関しては、全従業員が行動に移せるわけではありません。
コミュニケーションの活発化を目的としたフリーアドレスの導入において、行動力のある従業員が積極的に動いてくれることで成功している事例が多く見られます。積極的に行動してくれる従業員がとてもポイントになります。
オフィスをフリーアドレス対応にするだけでなく、実際に使う人をしっかりと巻き込んで導入していくことが重要になります。
まとめ
フリーアドレス導入は、企業にとっても働き人にとっても多くのメリットがあります。フリーアドレス導入の目的を明確にして、従業員にしっかりと周知することで、成功率は高まります。
働く場は働く人みんなにとって快適な空間であることが大切です。
