DXや働き方の多様化が進むなか、ペーパーレス化はもはや選択ではなく業務改善の必須テーマです。
中でも複合機のペーパーレス機能は「紙を減らしたいけど、何から始めればいいかわからない…」という企業に最適な入口です。
複合機にはペーパーレス化につながる様々な機能が備わっています。
本記事では複合機の紙書類の削減・ペーパーレスにつながる機能をご紹介します。
ペーパ－レス化の現状
企業のＩＴ化やＤＸの推進が求められていますが、小規模企業にとっても避けられない課題となってきています。
2024年からは改正電子帳簿保存法への対応が義務化され、より一層社内のＩＴ化を進める必要があります。
その中で、まずは紙に依存しないペーパーレスな働き方や業務の遂行が必要となってきます。
しかし、紙書類の方が見やすい、などの理由でペーパーレス化が進まないのも現状です。
紙書類の削減は、企業におけるコスト削減にもつながりますので、全社で取り組むことが重要です。
まずはすべての紙書類をなくすということではなく、複合機の集約機能などを使って、紙書類を減らすという意識を持つことが大切です。
ペーパーレス化のメリット
ペーパーレス・紙書類を減らすことによるメリットには次のようなものがあります。
用紙・印刷コストの削減
紙に印刷するということは、当然ですが用紙代がかかります。また複合機のコピー・プリンター機能を使うことによっても印刷代がかかります。
ペーパーレスを実現すると、この用紙代と印刷代のコスト削減になります。毎月の金額は大きなものではありませんが、年間で考えればそれなりの金額になります。
保管場所が不要になる
紙の書類はデスクの引き出しやキャビネットなど、どこかに保管する必要があります。デスク上が書類で溢れているという人も多いのでは。
紙の書類の量を減らすことによって、保管場所の削減が可能になります。保管場所の削減ができれば、キャビネットが不要になるなど、他のスペースが確保できるかもしれません。
紛失防止によるセキュリティ対策
紙書類は持ち歩いたりすることによって、紛失のリスクが大きくなります。また乱雑な管理によって、どこに保管したか分からなくなったりすることも、セキュリティ面においてはリスクになります。
紙書類ではなくデータで保管することによって、紛失のリスクは低くなります。一方で、データの管理をしっかりと行う必要があります。
書類整理がしやすくなる
本当に必要な書類・念のため取っておいている書類・とりあえずの書類など。紙の書類といっても、さまざまな種類があります。
特に念のための書類やとりあえずの場合、複合機の便利機能（集約印刷機能・両面印刷機能）を使うことで、紙書類を減らす意識をつけることができます。紙書類が減ることで、本当に必要な書類の整理が楽になります。
失敗しない！中小企業のための「ペーパーレス化」の手順書
メールアドレスを入力してください
ペーパーレスにつながる、複合機の便利機能
ペーパーレス・紙書類の削減につながる複合機の使い方には、主に以下の4つがあります。
集約印刷
集約印刷は、複数のページを１枚の用紙の同じ面に縮小して印刷し、用紙の使用量を削減することができます。
両面印刷
用紙の両面に印刷をすることで、用紙の使用量を半分にすることができます。
ＰＣ－ＦＡＸ送信
複合機に接続したＰＣの画面からＦＡＸを送信することができます。原稿を印刷する必要がないため用紙の使用量の削減につながります。
ＦＡＸ見てから印刷
届いたＦＡＸの内容を確認したうえで、印刷するかどうかを判断できるため、不要なＦＡＸの印刷がなくなります。
スキャン → クラウド連携
複合機でスキャンした書類を、そのままクラウドストレージに保管することができ、紙で出力する必要がなくなります。
社内での共有や検索の利便性向上にもつながり、書類を探す手間も削減できます。
まとめ
複合機の便利機能を使った、ペーパーレスの方法をご紹介しました。ペーパーレスを進めるには、まずはペーパーレスへの意識を持つことが大切です。そのひとつとして、普段よく使用する複合機の使い方を変えていくことも重要ではないでしょうか。
ペーパーレスを進めることは、コスト削減にもつながります。ぜひ、取り組んでみてください。
↓ YouTubeで複合機の便利機能を紹介しています。↓
【関連記事】
失敗しない！中小企業のための「ペーパーレス化」の手順書
メールアドレスを入力してください
