ＯＡ機器は業務を行ううえで欠かせないものです。業務の効率や生産性に関わるため、最適なＯＡ機器を導入することが大切です。
ＯＡ機器にはどんな種類があり、それぞれどのくらいのコストがかかるのか、また見直しが必要なタイミングについてもご説明します。
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ＯＡ機器とは
オフィスオートメーション（Office Automation）機器の略称です。
オフィスの業務効率化を図るための機器の総称で、オフィスにおけるさまざまな業務を効率的に行うために不可欠なものです。
具体的には、パソコンおよび周辺機器、コピー機・プリンター、電話・ＦＡＸ、シュレッダー、ネットワーク関連機器などがあります。
ＯＡ機器にかかる初期費用
ＯＡ機器にかかる費用として、導入時にかかる「初期費用」と、使用している間にかかる「ランニングコスト」があります。
ＯＡ機器にかかる初期費用は、購入・リース・レンタルなど、契約方法によって異なります。
購入
ＯＡ機器を販売しているメーカーや販売店から購入します。
リース
リース会社とリース契約を結び、契約期間中にリース物件を使用することができます。購入に比べて、初期費用が抑えられます。
ただし、契約期間中の途中解約は違約金が発生したり、残りのリース料を全額支払う必要があるので、注意しましょう。
基本的に経費として計上することが可能です。
レンタル
レンタルサービスを行っている会社からレンタル契約を結び、レンタルします。短期間での契約も可能な場合が多く、好きなタイミングで解約できます。
リースよりも料金が高くなる傾向にあります。
リースと同様、経費として計上することが可能です。
ＯＡ機器のランニングコスト
ＯＡ機器にかかるランニングコストには以下のようなものがあります。
・各機器のリース料金 or レンタル料金（リース or レンタルの場合）
・パソコン・サーバーなどネットワーク機器の保守
・コピー機・プリンターの保守・メンテナンス
・コピー機・プリンターの消耗品（トナー・インク・用紙など）
OA機器にかかるコストの見直しについて
OA機器はいまや業務に欠かせないものとなっています。
しかし、機械には不具合や故障は付きものです。ランニングコストを抑えるために、必要な保守やメンテナンスなどのサポートを受けずに、最終的に大きなコストがかかってしまう事もあります。
またセキュリティーが脆弱で、サイバー攻撃を受けてしまったりするなど、さまざまなトラブルがあります。
コストを見直す際には、価格だけを見るのではなく、必要な保守などにしっかりと入っているか、サポートは受けられているか、過剰または不足していないか、など内容をしっかりと見ていく必要があります。
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