事務所のレイアウトに満足していますか？
働く人にとって、事務所のレイアウトが適切であることは、働きやすさや業務の効率につながります。
ここでは、事務所のレイアウトを変更して、働きやすい事務所をつくる手順とポイントを解説します。しっかりとポイントを抑えて、適切な手順でレイアウト変更を行いましょう。
レイアウト変更の手順
事務所のレイアウトを変更するには、事前の準備が必要です。レイアウト変更の手順を見ていきましょう。
１．レイアウト変更の目的を明確にする
まず、レイアウト変更の目的を明確にすることが第一歩です。
レイアウトを変更する目的は、企業によってさまざまです。どのような目的でレイアウト変更をするのかを明確にしておく必要があります。
たとえば、増員のためのレイアウト変更であれば、何人分の席が必要なのかを考えなくてはいけません。
また、動線を改善するためのレイアウト変更であれば、人の流れを把握して動線を計画する必要があります。
２．必要なスペースを洗い出す
自社に必要なスペースを検討しましょう。
事務所内のスペースには、執務スペースのほかに、会議スペース・応接スペース・リフレッシュスペースなど、さまざまな役割のスペースがあります。
それぞれのスペースがどの程度の広さが必要なのかも把握するようにしましょう。
３．ゾーニングを計画する
ゾーニングとは、事務所の有効スペース内に、執務スペースや会議スペースなどを位置づけ、割り付けることです。
ゾーニングでは最も効率的に各スペースが使用できるように、最適な配置を計画することが大切です。
各スペースの使用人数や用途に合った広さを設定し、各スペースのアクセスや近接関係なども考慮する必要があります。
４．動線を考える
事務所内では、自分の席から会議スペースへの移動や複合機まで印刷物を取りに行ったりするなど、さまざまな移動が発生します。
この移動をスムーズに行えるようにすることは、業務の効率を左右する大切なポイントです。
動線計画では、適切な通路の幅を設定し、人が滞留する部分の広さをしっかりと確保することが必要です。
５．レイアウトを決定する
ゾーニングの計画と動線を考えたうえで、レイアウトを決定します。
事務所のレイアウトを決めるには、まずデスクのレイアウトを決める必要があります。
デスクレイアウトには対面式やスクール型など、さまざまな形があります。また、全席を固定席とするのか、フリーアドレス制を導入するのかによってもレイアウトは変わってきます。
デスクレイアウトを決定し、各スペースの位置を決めていきます。
６．業者を選ぶ
レイアウト変更には、レイアウト図の作成やナンバリングなどを行う必要があります。そのため、スムーズなレイアウト変更を行うためには業者に依頼するのが良いでしょう。
業者選定では、以下のポイントに注意しましょう。
- レイアウト変更の実績が豊富か
- ヒアリングを丁寧に行ってくれるか
- コミュニケーションがしっかりと取れるか
依頼する業者は、信頼できる業者をしっかりと選定する必要があります。
７．スケジュール計画・実行
スケジュールなどの計画をしっかりと立てて、レイアウト変更を進めていきましょう。
依頼する業者としっかりとコミュニケーションをとりながら、事前の準備をしていきます。
きっちりと事前の準備を行い、実際にレイアウト変更を行いましょう。
レイアウト変更の３つのポイント
レイアウト変更を行ううえで、抑えておきたいポイントは３つあります。
レイアウト変更の目的を明確にする
レイアウト変更の目的を明確にすることは、まず第一に大切なポイントです。
目的を明確にすることで、事務所のレイアウトを決める際の指針になります。
必要なスペースの洗い出しやゾーニングを決めるためには、この目的をしっかりと果たせるかを考えなければなりません。
レイアウトの基準となる寸法を考慮する
事務所のレイアウトは、必要な基準寸法を考慮して計画する必要があります。
各スペースの広さや通路の幅、デスク間の距離など、考えるべき寸法は多くあります。
レイアウトを決めるうえで必要になる基準寸法は、こちらで詳しく説明しています。
働く人の意見を聞く
実際に事務所を使う人の意見は、とても重要です。
特に在席率が高い人の意見は、しっかりと聞くべきです。しかし、全員の意見を取り入れることは難しいと思いますので、優先順位を決めておきましょう。
その優先順位を決めるには、１つめのポイント「レイアウト変更の目的を明確にする」で、目的を果たすために必要かどうかです。
従業員へのヒアリングをしっかりと行い、働きやすい空間をつくりましょう。
レイアウト変更のメリット
レイアウト変更を行うメリットをご紹介します。
業務の効率アップ
最適なレイアウトをつくることによって、業務の効率がアップします。
事務所内の動線を適切に確保することで、ストレスなく動くことができます。また、ゾーニングによって決めた各スペースの配置によって、スムーズな移動が可能になります。
働く人にとってスムーズな移動は、業務の効率に直結する要素になります。
コミュニケーションの活性化
事務所におけるコミュニケーションはとても重要です。
レイアウト変更によって、コミュニケーションを発生させる仕掛けをつくったり、スペースを設置することによって、意図的にコミュニケーションを活性化させることができます。
また、雑談などのコミュニケーションがとりやすい雰囲気づくりも大切です。
働きやすさの向上
レイアウトを変更することで、スムーズな移動ができるようになったり、コミュニケーションが活性化したりすることで、働く人にとってストレなく働ける環境を整えることができます。
働きやすさを向上することは、従業員のモチベーションアップにつながったり、生産性の向上が期待できるなど、さまざまなメリットがあります。
レイアウト変更の前に確認すべきこと
オフィスのコンセプト
レイアウト変更をするには、コンセプトに合ったオフィスづくりをする必要があります。オフィスのコンセプトは事前にしっかりと確認しておきましょう。
コミュニケーションを重視するオフィスを目指すのであれば、コミュニケーションスペースは重要になってきますし、フリーアドレスを導入すると良いかもしれません。
オフィスのコンセプトを確認し、レイアウトに反映させましょう。
デスクレイアウト
デスクレイアウトにはさまざまな形があります。
自社で取り入れるデスクレイアウトは、どの形が合っているかは事前に考えておく必要があります。
固定席が良いのか、フリーアドレスが有効なのか、どちらも活用するハイブリッド型にするのか、などデスクレイアウトによって、オフィス全体のレイアウトも変わってきます。
自社の働き方に合ったデスクレイアウトを選択しましょう。
スペース
どんなスペースがあると良いのか、確認しましょう。
特にコミュニケーションスペースや休憩スペースは、近年設置する企業が増えてきています。業務で必要なスペースだけでなく、従業員の働きやすさを考えたスペースを設けることも必要です。
従業員へのヒアリングをして、どんなスペースを設置するかを考えましょう
まとめ
ここでは、レイアウト変更の手順と３つのポイント、レイアウト変更のメリットや事前に確認すべきことを解説しました。
レイアウト変更をするには、事前の準備がとても大切になります。自社のオフィスコンセプトに合った、働く人にとって快適なオフィスレイアウトをつくりましょう。
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