オフィスの環境が快適であることは、働く人にとっての快適性を高めたり、業務の効率を左右する大きな要因です。
快適なオフィス環境とはどんなものなのでしょうか。
本記事では、オフィス環境の改善のためのアイデアと小規模オフィスにおけるオフィス環境の課題、オフィス環境改善の第一歩である社内アンケートの実施について解説します。
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快適なオフィスの環境とは
働く人にとって快適なオフィス環境と言えるための条件にはどんなものがあるでしょうか。
適切な動線の確保
快適な事務所をつくるうえで、まず重要なのが動線の確保です。ストレスなくオフィス内の移動ができることが求められます。
オフィス全体の人の動きを考えて、スムーズな移動ができるような動線の確保が必要です。
事務所内にはさまざまなスペースの配置も重要になります。執務スペース・応接室・会議室・リフレッシュスペースなど、各スペース間の動線も大切です。
それぞれのスペースがどのスペースの近くにあるのが、効率が良いのか、また隣接しない方が良いスペースはあるのか、などさまざまな点を考慮する必要があります。
最適なデスクレイアウト・配置
最適なデスクのレイアウトは、それぞれの企業の業種や業務特性、働き方などによっても、大きく変わってきます。
チームで協働することが多ければ、島形配置が効率的ですし、個人ワークが多い場合は、ブース型や背面式の方が効率が良いでしょう。
その日によって働く場所を変えることができる、フリーアドレス制を導入するのが効率的な企業もあるでしょう。
それぞれの配置によって向き・不向きがありますので、自社の特性をしっかりと見極めることが必要です。
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使いたい場所や設備の設置
- 会議室がいつも埋まってしまっている。
- 簡易的にミーティングがしたくても、良い場所がない。
- リフレッシュや休憩できるスペースがない。
など、働くうえで必要な場所や設備が備わっていることが、必要です。
どんなスペースの需要があるのか、働く人の意見や要望をヒアリングすることも、快適なオフィスをつくるうえでは重要です。
集中できる環境
業務に集中できる環境をつくることは、快適なオフィスづくりには欠かせないポイントです。
特に個人ワークが多い働き方の場合には、集中できる環境の確保は重要です。
最近では、リモートでの会議や商談も多くなり、1人用ワークブースを設置する企業も増えてきています。
働き方に合わせたスペースを設置することで、業務への集中度を高めることにつながります。
用途に合ったオフィス家具
執務用のデスクやチェア、会議用のテーブル・チェア、休憩用のソファーなど、それぞれの用途に合ったオフィス家具を備えることが大切です。
適切なオフィス家具を用意することで、業務の効率も変わってきます。
またオフィス家具には、それぞれ耐用年数が定められています。従業員が毎日使うものなので、メンテナンスを怠らないようにしましょう。
使い勝手の良いOA機器・ネットワーク環境
今や働くうえで欠かせないOA機器や、ネットワーク環境の整備。PCや複合機、TELなどのOA機器は、使用頻度や使い方に合ったスペックのものを選ぶ必要があります。
また、ネットワークは安定した環境をつくることが重要です。どちらも、仕事の効率を左右する重要なポイントです。
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快適なオフィス環境によるメリット
快適な事務所の環境を整備することで、得られるメリットは多くあります。
業務効率の向上
業務に適したデスクレイアウトを行ったり、各スペースを最適な配置にすることで、スムーズな移動が可能になったり、業務に集中できるようになったり、コミュニケーションが取りやすくなるなど、業務効率のアップにつながります。
また、用途に合ったオフィス家具や使い勝手の良いOA機器などを備えることで、スムーズな業務の遂行につながります。
コミュニケーションの活発化
どの企業でも課題に挙がるのは、コミュニケーションについてです。
適切な動線を確保することで、従業員同士が接する場を意図的につくり出すことによりコミュニケーションの創出につながります。
また使いたい場所や設備を設置し、人が集まることで、コミュニケーションの活性化も期待できます。
従業員の満足度アップ
毎日働く場所が快適であることは、従業員の満足度や働きやすさに直結します。
使いたい場所・設備の設置や、集中でいる環境の整備などの業務に関わることはもちろん、リフレッシュや休憩スペースなどの業務外の設備の充実なども、大きく関わってきます。
小規模オフィスに多い課題
小規模なオフィスでは、多くのスペースの設置は難しく、最低限の広さしか確保できない場合が多いため、効率良くスペースを活用することが求められます。
適切な動線が作れていない
適切な動線を確保することは、快適な事務所の環境の大切な要素のひとつです。
広さの限られた狭いオフィスでは、通路が狭くなっていたり、座るスペースが十分に確保できていない場合も多くあります。
またデスクやOA機器などが使う人にとって最適な場所に設置されていなかったり、スムーズな移動が難しかったりするケースが多く見られます。
書類やモノが多い
スッキリと整理されたオフィスは、モノの配置や収納先が分かりやすく、移動もスムーズになります。
紙書類が多く、キャビネットに収納しきれず、デスクやテーブルの上に積み重なっている。
書類をまとめたダンボールなどが床に置いてある。
など、紙書類の保管がきちんとできていなかったり、不要な書類や使わなくなったモノなどが、放置されているケースがあります。
使っていないスペースがある
オフィスの中に使っていないスペースや用途が定まっていないスペースなど、謎のスペースや無駄なスペースがあったりします。
限られたスペースの中では、できる限り有効にスペースを活用する必要があります。
「ミーティング 兼 休憩スペース」「応接 兼 会議スペース」など、用途が明確でないと、使われなくなってしまうことがあります。
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快適なオフィスへの改善アイデア
快適な事務所を整えるために必要な改善アイデアをご紹介します。
レイアウト図面を作成する
事務所のレイアウト図面を作って、まずは現状の動線や各スペースの配置をしっかりと把握することが必要です。どこか余剰スペースがないか、改善するべき点がないかは、図面上で考えてみると分かりやすくなります。
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オフィス家具を見直す
デスク・テーブル・チェアなどのサイズ・機能を働き方に合わせて選定する必要があります。またキャビネットなどの収納家具を見直すことで、収納力がアップすることもあります。
働き方に合ったオフィス家具を備えることは、業務の効率や働きやすさにつながります。
必要なスペース・欲しいスペースを考えてみる
いまの働き方を考えて、必要なスペース・欲しいスペースを考えてみましょう。そのうえで絶対に必要なスペースか、あれば良いスペースか、優先順位をつけることが必要です。
小規模な事務所では、すべてのスペースを設置することは難しいため、優先順位は大切です。
OA機器類・ネットワーク環境をチェック
OA機器類は、必要なスペックを備えているのか、ネットワークの環境は整っているか、チェックしましょう。
OA機器やネットワーク環境はいまやビジネスには欠かせない重要なものです。最適な環境を整えることが必要です。
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オフィス環境改善の第一歩！社内アンケートの実施
社内アンケートは、現状のオフィスの状態を把握する方法の1つです。
実際にオフィスで働く人の意見を取り入れるために、社内アンケートを実施することをオススメします。
社内アンケートの意味
自社のオフィスに対する従業員の満足度はどれくらいでしょうか。
今のオフィスが働いている人にとって、どんな評価なのかは実際に働いている人の声を聞かなくてはなりません。
しかし一人ひとりに聞いて回るのは難しく時間もかかります。さらに本当の事を言いにくかったりもします。
そんな時に「社内アンケート」が役に立ちます。
社内アンケートの注意点
社内アンケートを行ううえで、注意すべき点がいくつかあります。
- 匿名で行う
- 答えやすいように、○・✕や、Yes・No、1～5段階など、選択制にする
- 中立な立場をとった人、部署が行う
- 期日を設ける
- 5分程度で答えられる内容にする
アンケートは答える側の気持ちを考えてつくりましょう
個人が特定されるようなものや、答えるのがためらわれるような内容のアンケートでは、本当に聞きたい情報が得られない可能性もあります。
できるだけ答えやすいような質問の仕方や内容になるように、工夫することが必要です。
社内アンケートの内容
社内アンケートでは、どのような内容を盛り込めば良いのでしょうか。
社内アンケートの内容は、以下のようなカテゴリーに分けて考えてみましょう。
空間
十分な広さが確保されているか、動線に問題はないか、必要なスペースは設置されているか、など。オフィス内の空間に関する内容。
設備
適した家具・備品が備わっているか、必要なOA機器は揃っているか、ネットワーク環境に関する事やその他、設備に関わる内容。
環境
室内の温度・湿度は適切か、騒音などはないか、安全性や健康面等の配慮があるか、など。オフィス内の環境に関する内容。
【簡易版】オフィスに関するアンケート
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まとめ
オフィスの環境を改善することは、働く人の快適性を高めたり業務の効率を左右するとても重要なものです。
そのためには、事務所内のレイアウトを見直したり、必要な家具やOA機器類を整えたり、小さいことでもまずは環境改善に向けて始めることが大切です。
快適なオフィスの環境を整えて、働きやすい事務所をつくりましょう。
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